Empreendedor e pequeno empresário, uma ferramenta comum pode mudar a vida da sua empresa.

Atualizado: 1 de Nov de 2019


Ser empreendedor(a) ou pequeno(a) empresário(a) no Brasil é uma grande aventura. Há quem diga que é coisa de super-herói. E não é para menos, você teve uma boa ideia, assumiu o risco de dedicar seu tempo e dinheiro para desenvolvê-la, conseguiu clientes, contratou pessoas e fez a coisa toda acontecer. Com o número interminável de contratempos que surgem no meio da jornada, ter uma empresa que se sustenta é uma grande vitória! E uma grande vitória não só para você, como para a sua equipe, todas as pessoas que dependem dela e para toda a sociedade, que se beneficia do que você fornece como produto ou serviço. Como já disse o bilionário e homem mais rico do Brasil, Jorge Paulo Lemann: “Empreendedores é que vão salvar o Brasil”.

Mas convenhamos, essa responsabilidade toda traz consigo grandes desafios. Conforme a empresa vai se desenvolvendo vai surgindo a necessidade de aumentar drasticamente o volume de trabalho, pois você precisa cuidar do relacionamento com clientes, dos canais de venda, treinar a equipe, cuidar dos suprimentos e da cadeia de produção, regular o estoque, gerenciar os projetos de crescimento, garantir a presença digital da empresa com site, página no Facebook, marketing digital, e além disso tudo, ficar de olho no fluxo de caixa e cuidar bem de perto da parte financeira. Ufa! Fiquei exausto só de pensar nisso tudo.

Ferramentas de gestão são necessárias

Se lembrar de toda a lista de tarefas já é complicado, imagine acompanha-las e garantir que as etapas dos projetos estão avançando, que pagamentos estão sendo feitos e recebidos, que não vai faltar produto no estoque, etc. Nessa hora surge a necessidade de organização e de impor disciplina no gerenciamento.

Existem ferramentas prontas para o gerenciamento de estoque e vendas, para a gestão de relacionamento com cliente (CRM) e para uma infinidade de outras atividades das empresas. Porém, sabemos que esses “produtos de prateleira” em geral não são simples de implementar, muitas vezes não atendem às necessidades específicas do seu negócio, são pouco adaptáveis, além de, muitas vezes, terem um custo impeditivo para a fase de negócio em que você se encontra. Como resolver esse impasse? Você precisa de controles e saber o que está acontecendo na sua empresa, porém não consegue implementar 15 sistemas diferentes para fazer essa gestão.

Uma solução simples

Uma forma simples, barata e com uma curva rápida de aprendizagem é usar o Excel para controles diversos. Com algumas poucas horas de dedicação a aprender a mexer no Excel, você passa a ser capaz de construir muitas soluções para a empresa, como:

  • Registros de vendas;

  • Registros de gastos;

  • Controle de contas a pagar e contas a receber;

  • Cadastro de fornecedores;

  • Cadastros de clientes e potenciais clientes;

  • Controle de projetos;

  • Registro de funcionários;

  • Controle de insumos e de estoque;

  • Controle de campanhas de marketing.

Com esses registros e com alguma capacidade de manipulação de dados no Excel você já vai conseguir manter a casa em ordem e consultar os números sempre que precisar. Além disso, você consegue acompanhar a evolução de custos, o número de clientes entrando em contato, a velocidade com que está consumindo o estoque e como está a saúde do caixa da empresa - afinal, ninguém quer ficar com o caixa no vermelho e conseguir perceber que você vai ter esse problema com alguns meses de antecedência é ótimo!

Profissionalizando o Excel

Além das grandes tabelas de registros, é possível usar funções do Excel para construir relatórios. Você consegue, por exemplo, calcular automaticamente a receita, as despesas, o lucro e a variação do fluxo de caixa da empresa, buscando valores diretamente nas planilhas de registros. Você insere um novo registro e o Excel atualiza o relatório automaticamente.

Se você dedicar um pouco mais de tempo, pode criar Dashboards, que são relatórios com variáveis-chave para o seu negócio e que tem uma disposição e formatação que facilitam a interpretação das informações. Os dashboards são excelentes ferramentas de gestão e uma prática sendo adotada em grandes empresas para acompanhamento de indicadores.

Mais confiabilidade e melhores decisões

Experimente trazer pessoas que tem bom conhecimento de Excel para a sua equipe administrativa e se prepare também. Será um ótimo investimento. Estabelecendo um processo com a sua equipe para que os registros sejam atualizados e tendo a disciplina para olhar os relatórios e dashboards na periodicidade adequada, você consegue ter uma visão completa do que está acontecendo com a empresa, o que vai guiar suas tomadas de decisão. Claro que a sensibilidade e a intuição como dono de um negócio são essenciais, mas apoiar essa experiência com dados e acompanhamento contínuo aumentam a assertividade das ações. Você vai dedicar um pouco de tempo para construir seus controles, mas vai ganhar muitas vezes esse tempo posteriormente, além de ter uma empresa mais equilibrada e saudável!

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