As 5 ferramentas de Excel que você precisa conhecer

Atualizado: Ago 11


Se você já tentou participar de um processo seletivo, provavelmente percebeu que quase a totalidade das vagas em qualquer área exige conhecimento avançado em Excel. E não é para menos, o Excel é uma ferramenta completa, poderosa e que permite muita flexibilidade na análise e tratamento de dados. Isso fez com que fosse um dos programas mais usados pelas empresas de todo o mundo, como diz Rubens Terra, sócio e fundador da Beat The Market Co.: “Eu costumo brincar que aproximadamente 100% das empresas do mundo usam o Excel. É claro que o uso pode ser mais ou menos intenso, mas mesmo nas empresas que usam Bancos de Dados e sistemas próprios, algumas áreas trazem os dados dessas ferramentas para o Excel para trata-los ou para fazer estudos. É uma ferramenta muito adaptável.”. Como é certo que o profissional terá contato com o Excel em algum momento, ele é um dos pré-requisitos mais comuns e importantes ao selecionar um candidato.

Para te ajudar um pouquinho, nós selecionamos as 5 ferramentas do Excel que você precisa conhecer e que farão a sua vida muito melhor ao trabalhar com grande quantidade de dados (o que provavelmente vai acontecer).


1) SE (IF):

A função SE é uma função que permite ao usuário fazer um teste lógico (uma comparação entre valores de células que terá como resultado VERDADEIRO ou FALSO) e devolver valores diferentes no caso de VERDADEIRO ou FALSO.Para exemplificar observe a situação abaixo, na qual a função irá escrever “Aprovado(a)” na célula caso a média final seja maior ou igual a 6, e irá escrever “Reprovado(a)” no caso de uma média final menor do que 6;

É possível “encadear” diversas funções SE (uma dentro da outra). Dessa forma você consegue criar uma árvore de decisão um pouco mais complexa, como esquematizado abaixo:

2) PROCV (VLOOKUP):

Essa função é uma ferramenta de busca e é um dos recursos mais usados no dia a dia e os recrutadores costumam testar se o candidato, de fato, sabe usá-lo. Isso pois é muito comum precisar buscar informações em várias bases de dados para consolidá-las. Por exemplo, imagine que você tem diversas bases de dados, sendo que em uma você encontra os CPF’s de 550 clientes que fizeram compras em uma determinada rede de lojas no último trimestre e você quer se comunicar com eles. Porém nessa base você não tem os nomes, e-mails e telefones desses clientes. Em outra planilha, vindo da equipe de atendimento ao cliente, você tem todos os dados de cadastro de todos os 27.400 clientes que a empresa já teve em toda a sua história. O que você precisa fazer é buscar o CPF desejado e obter o resto das informações correspondentes àquele CPF para cada um dos 550 registros. Sem uma ferramenta que permitisse isso de forma escalável seria quase impossível.


Clique aqui para ver um artigo sobre PROCV

3) FILTRO:

Em uma grande empresa a quantidade de informações coletadas é muito grande, não sendo incomum planilhas de Excel com 4mil, 70mil, 300mil linhas de registros de transações, lançamentos de despesas, cadastros, etc.

Quanto mais dados você tem, mais insumo você tem para análise e tomada de decisão. Por outro lado, lidar com essa montanha de dados tem seus desafios. O filtro é uma ferramenta que permite mostrar na tela apenas as linhas que respeitam determinadas condições nas colunas, restrições essas impostas pelo usuário. Por exemplo, na imagem a seguir temos uma tabela do Banco Mundial com o registro dos países de todo o mundo. Imagine que queremos mostrar na tela apenas os países de alta renda (High Income). Com o filtro é bastante simples de fazer isso.

4) SOMASES/MÉDIASES/CONT.SES:

Como deve ter ficado evidente nas descrições das funções anteriores, em geral as informações são armazenadas em formato de bases de dados, porém precisam ser manipulados e tratados para a leitura. Uma das formas de facilitar a leitura é criando painéis de controle, relatórios e dashboards. Para esse agrupamento de dados as funções SOMASES, MÉDIASES e CONT.SES desempenham papel importante, pois elas permitem calcular a soma, média ou contar dados de uma determinada planilha, somente nas linhas que respeitam determinados critérios.

Imagine que você tem uma base de dados com os inscritos da prova de bolsas da BTM, por faculdade e por canal de contato (os dados são fictícios). Você deseja criar um painel para saber quantas pessoas souberam da prova por cada canal de divulgação usado. Essas funções com certeza vão salvar sua pele.

5) TABELA DINÂMICA:

A tabela dinâmica é uma das ferramentas que mais assombram novos usuários, pois parece algo complexo e difícil de usar. Na verdade, a tabela dinâmica é muito fácil e bastante poderosa. Ela permite que você agrupe os dados em linhas, colunas, totais, subtotais, somas, médias, etc. Isso tudo de forma muito rápida e simples. Na fase inicial de análise de dados, é comum nós não sabermos o que procuramos de informação. Na verdade, vamos tentar encontrar padrões, tendências, desvios, ou qualquer outra coisa que seja capaz de orientar o trabalho dali em diante. Quando precisamos agrupar dados de forma rápida e adaptável, a tabela dinâmica é a melhor ferramenta para ser usada.

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A Beat The Market Co. é uma escola de negócios e mercado financeiro com foco em universitários e recém-formados e que tem como propósito desenvolver jovens para uma vida profissional de sucesso. Com uma abordagem aplicada, não se contenta com transmissão de conteúdo e busca ensinar como resolver problemas reais com o que foi estudado.




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