• Rafael Terra

Formatação Condicional

Neste post, vamos nos focar em entender como funciona a formatação condicional no Excel.


A formatação condicional nos permite destacar células de acordo com uma determinada condição (ou critério), ou seja, a célula terá a formatação que escolhemos quando a condição escolhida for verdadeira.


Deu para entender? Não muito?

Então vamos esclarecer!


Vamos imaginar uma tabela com o lucro de uma loja de celulares em cada mês do ano.



Para mim, o mais intuitivo a se pensar primeiro é "Como eu consigo deixar os valores negativos em vermelho?"


Para a nossa sorte, é bastante simples, rs... vamos usar uma das formatações condicionais (as Regras de Realce das Células)!


Espero que esteja animado(a) para aprender a usar as formatações condicionais. E ainda vamos deixar uma planilha para você acompanhar o post!



CLIQUE AQUI PARA BAIXAR A PLANILHA E ACOMPANHAR O POST!


Regras de Realce das Células

Para usar a ferramenta, selecione o intervalo de células que será aplicada a formatação condicional (D8:D19) e em seguida vá em Página Inicial --> Formatação Condicional --> Regras de Realce das Células.



No nosso caso, queremos destacar as células que o valor é menor do que zero (por isso clicaremos na opção "É menor do que..." destacado na imagem acima).


Uma tela como a imagem abaixo aparecerá...



Na esquerda da janela que apareceu, colocamos a condição que queremos e, na direita, colocamos a formatação que desejamos. Depois disso, clicamos em "OK".



Muito bom!!!

As células que tinham um valor menor que zero (valores negativos) ficaram com a formatação em vermelho.


Pode ser que em uma outra situação, você queira uma classificação relativa, por exemplo, destacar os 3 meses com melhores (ou piores) lucros. Nesse caso, uma boa alternativa é usar as Regras de Primeiros/Últimos.


Regras de Primeiros Últimos

A Regra de Primeiros/Últimos é uma classificação relativa de acordo com o intervalo que estamos formatando condicionalmente.


Como assim?


Antes, nós formatamos valores menores que zero, nós colocamos em vermelho células com valores negativos independente das outras células do intervalo. Agora, nós precisamos comparar com as outras células, como "os 3 maiores números", "os 10% menores números", "acima da média", etc.


As opções já prontas são essas mostradas na imagem abaixo...



Mas nós não queremos os 10 maiores valores (10 primeiros itens), queremos somente os 3 meses com melhores lucros. Para isso, vamos clicar em "10 Primeiros Itens...".


Uma tela como abaixo vai aparecer...



Podemos mudar o valor de "10" para "3", assim formataremos os 3 primeiros valores. Além disso, como serão os melhores meses, vamos mudar a formatação de "Preenchimento Vermelho Claro e Texto Vermelho Escuro" para algo que nos traga uma sensação positiva, como "Preenchimento Verde e Texto Verde Escuro".


Clicando em "OK", temos o seguinte resultado.



Excelente!!

Assim podemos saber os 3 meses com os melhores resultados.


Além de só mudar a cor da célula e texto, podemos usar outros métodos de classificação, como as opções de Barra de Dados, Escala de Cor, etc.


Outras Formas de Classificação

Nós vamos passar rapidamente por cada uma das formas citadas, mas o ideal é que você "brinque" com cada uma delas para entender como funciona.


Dica: utilize a nossa planilha de apoio para isso.


A Barra de Dados cria uma barra em cada célula, o tamanho dessa barra é proporcional ao valor dentro da célula. Ou seja, se o valor é grande, a barra é grande e, se o valor é pequeno, a barra é pequena.


Para isso, selecione Formatação Condicional --> Barra de dados e clique na cor que deseja que as barras tenham.



Note que os maiores valores tem barras maiores, os menores valores tem barras menores, e que os valores negativos seguem a mesma regra, porém para a esquerda (como o caso dos meses de Julho e Agosto).


O método de Escala de Cor classifica de acordo com a palheta de cores escolhida, indo do maior para o menor. Para isso, vá em Formatação Condicional --> Escalas de Cor e escolha a palheta que deseja.



Legal!!

Acho que já deu pra entender a ferramenta, mas e se eu quiser criar uma regra do zero (sem ser essas regras já prontas)?


Nova Regra

O Excel nos permite criar uma nova regra de formatação condicional. Para isso, basta ir em Formatação Condicional --> Nova Regra, uma janela como abaixo vai abrir...



Nessa janela você deve montar a regra do zero, escolhendo o tipo de regra, como será a formatação, qual será o critério, etc... Depois é só clicar em "OK" e a formatação condicional estará aplicada nas células selecionadas.


Muito bom, além disso, depois você pode se deparar com uma planilha com várias formatações condicionais, ou não lembrar muito bem dos critérios, etc.. Uma solução para não se perder é utilizar a ferramenta Gerenciar Regras...


Gerenciar Regras

Vá em Formatação Condicional --> Gerenciar Regras...



Muito bom!!

Assim conseguimos saber quais regras estão aplicadas e em quais células se aplicam.


Note que eu coloquei para gerenciar as regras em "Esta Planilha", podemos escolher somente células selecionadas, outra aba, etc...


Muita coisa? Volte no post quantas vezes quiser!

E lembre-se de que fazer junto e "brincar" com o Excel é uma ótima forma de fixar o conteúdo.


Espero ter ajudado nesse seu início de jornada com essa ferramenta incrível que é o Excel e que você tenha aprendido como usar a ferramenta de formatação condicional!


Se você quiser aprender mais sobre o que o Excel é capaz de fazer, acesse nosso mini-curso gratuito "Aprenda 3 ferramentas essenciais do Excel", é só se inscrever e começar, sem burocracia.



Além disso fique de olho aqui no blog da BTM. E, se você gostou do conteúdo, compartilhe com seus amigos e amigas para que eles possam aprender também! ;)


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