Aprenda PROCV no Excel

Atualizado: há 2 horas


Dica 1: A função PROCV no Excel em inglês é chamada de VLOOKUP

Dica 2: Aproveite e faça nosso curso gratuito "Aprenda 3 ferramentas essenciais do Excel".



Depois dessas duas dicas essenciais vamos dar prosseguimento no nosso tema. Em 2010 foi o ano que fui procurar meu primeiro estágio (para quem conhece a história, acabei indo trabalhar na área de Risco e Compliance de um fundo de investimentos). Em TODAS as vagas para as quais eu estava prestando, Excel avançado aparecia como requisito.


Então eu fui tentar descobrir o que era Excel avançado e acabei me deparando com a tal função PROCV. Confesso que na época, sem contexto nenhum e sem experiência relevante de trabalho, eu não entendi nem um pouco como a função funcionava e muito menos para que ela servia. Não consegui visualizar uma situação para a qual ela pudesse ser útil. Quanta ingenuidade...


É por isso que eu vou começar falando sobre a utilidade da função PROCV. Se você quiser ir direto ao ponto, desce um pouquinho no artigo para ver o exemplo de utilização da função. ;)


Uma coisa que nós fazemos todos os dias no Excel é guardar informações em tabelas... cadastro de clientes, registro de vendas, registro de despesas, cadastros de produtos, bases de vendas por vendedor, cadastro de fornecedores, registro de preços de insumos, etc... os exemplos são infinitos.


Muitas vezes, nós precisamos combinar as informações que estão espalhadas em várias tabelas (as vezes, em abas diferentes, de arquivos diferentes). Isso é super comum! E é aí que começa o desafio...


Como na situação abaixo, na qual nós temos uma tabela parcial de clientes (à esquerda), com apenas CPFs e telefones, mas não temos os nomes e e-mails desses clientes. Porém, existe uma outra tabela (à direita) com uma lista completa de CPF's, nomes e e-mails (que eu deixei na mesma aba do arquivo só para facilitar).


Nós precisamos completar a tabela da esquerda, para uma ação promocional da empresa.



Inicialmente alguém pode dizer: "É só procurar o CPF na direita, filtrando a tabela e colar os valores na tabela da esquerda".


E isso vai funcionar? Vai...

É a melhor forma de fazer? Nem de longe...




Você já levaria muito tempo para fazer isso nessa tabelinha pequena... E se a tabela tivesse 500 registros, ao invés desses poucos aí? Quanto tempo isso levaria? Qual seria a chance de errar? E se alguém mudasse o e-mail no cadastro, ele seria atualizado na sua busca?


É para tornar o processo mais eficiente, atualizável e com menor possibilidade de erros que vamos usar o PROCV... O que ele vai fazer é exatamente o que a gente faria na mão: procurar um valor na tabela (CPF) e retornar valores correspondentes, que estejam na mesma linha (Nome e e-mail). Porém vai fazer isso em milésimos de segundo, de forma atualizável e por toda a tabela.


Fez sentido? Deu para entender para que essa função serve?

Espero que esteja animado(a) para aprender a usar!


Os parâmetros da função PROCV

A função PROCV é escrita da seguinte forma:


= PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; [procurar_intervalo])


Os parâmetros significam:


1) valor_procurado: Essa é a chave a partir da qual nós faremos a correspondência entre as duas tabelas. No nosso exemplo, queremos encontrar os nomes correspondentes aos CPFs, portanto, devemos procurar o CPF para depois encontrar o nome. O CPF é nossa chave de busca.


2) matriz_tabela: Esse parâmetro indica em qual tabela vamos procurar a chave, para depois retornar os valores correspondentes à ela. Ou seja, é a tabela onde estão as informações que nós queremos "puxar". No nosso caso, a matriz_tabela é a tabela da direita.


3) núm_índice_coluna: Indica em qual coluna da matriz_tabela está o valor que você quer "puxar". A contagem sempre inicia da primeira coluna da matriz_tabela e começa com "1". No nosso caso, para pegar o nome, esse parâmetro deve ser 2 (o nome está na segunda coluna, a partir do CPF) e para o e-mail deve ser 3 (o e-mail está na terceira coluna a partir do CPF).


4) [procurar_intervalo]*: Pode assumir os valores FALSO e VERDADEIRO. Falso significa que a correspondência do valor_procurado na matriz_tabela precisa ser exata, enquanto que o parâmetro VERDADEIRO significa que são permitidas aproximações na busca. Sendo bem sincero.. isso só vai ficar claro em um exemplo com o PROCV(VERDADEIRO) que eu vou dar mais adiante.


*Dica: Toda vez que um parâmetro estiver entre colchetes [..] ele é um parâmetro opcional, que pode ser deixado em branco. Em alguns casos, é assumido um valor como padrão e no caso do PROCV, ao deixar em branco é assumido o valor FALSO.


Vamos aos exemplos...


PROCV com parâmetro FALSO

Para completar o nome, o que nós queremos é:


- Procurar o CPF da 1ª linha da tabela da esquerda, na 1ª coluna da tabela da direita;

- Identificada qual é a linha da tabela da direita onde esse CPF está, queremos pegar o Nome correspondente, que está na 2ª coluna.



Para fazer isso, vamos escrever a seguinte fórmula na célula C7:

"=PROCV(B7 ; $I:$K ; 2 ; FALSO)"



O Excel retorna o nome da Maitê.

Para fazer para os outros nomes, basta copiar a fórmula para as células de baixo:



E para o e-mail? Vamos fazer a mesma coisa, mas o e-mail está na 3ª coluna:

"=PROCV(B7 ; $I:$K ; 3 ; FALSO)"



Novamente, basta copiar a célula para baixo para completar os outros e-mails.



Sucesso! Yeaah! \o/

Espero que o passo a passo tenha ficado fácil de entender! Se ficou com dúvidas, deixa no comentário pra gente! ;)


Obs 1: A função PROCV SEMPRE vai buscar o valor_procurado na primeira coluna da matriz_busca. Por isso, a seleção da matriz_busca deve sempre começar pela coluna onde está a chave de correspondência.


Obs 2: Como consequência, o valor que vai ser retornado SEMPRE precisa estar em uma coluna à direita da coluna onde está a chave de correspondência.


PROCV com parâmetro VERDADEIRO

Beleza... a gente usou o PROCV com o parâmetro FALSO, de forma que o Excel buscou apenas valores de CPF com correspondência exata.


Mas e para que serve o PROCV com parâmetro VERDADEIRO?


Ele serve para situações onde a busca deve ocorrer dentro de um intervalo, de forma que o valor_procurado não existe na matriz_busca.


Por exemplo, imagine que você quer calcular qual é a sua alíquota de imposto de renda, dependendo de qual é o seu salário base. A tabela de IR é definida por intervalos de salários, então se você ganha R$ 2.500,00 esse valor exato não existe na tabela, mas ele está entre R$1.903,99 e R$2.826,65 que são valores que estão na tabela.



Como padrão, o Excel SEMPRE vai "arredondar" para baixo. Ou seja, o valor que ele vai retornar vai ser o correspondente ao da linha do menor valor do intervalo (no caso do exemplo, R$1.903,99 que vai dar uma alíquota de 7,5%)



É isso!

Espero ter ajudado nesse seu início de jornada com essa ferramenta incrível que é o Excel!


Se você quiser aprender mais sobre o que o Excel é capaz de fazer, acesse nosso curso gratuito "Aprenda 3 ferramentas essenciais do Excel", e fique de olho aqui no blog da BTM. E se você gostou do conteúdo, compartilhe com seus amigos e amigas, para que eles possam aprender também! ;)




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